Dimensionsanlysen im Verkauf

Mit OpenZ können wichtige Unternehmenskennzahlen abgebildet werden, um sich schnell einen Überblick über die Situation im Unternehmen zu verschaffen.

Mit den Berichten können folgende

angegebene Zahlen aus dem System

gezogen werden.

Dimensionsanalyse Verkauf :

offener Auftragsbestand
offener Angebotsbestand
voraussichtlicher Rechnungsbestand

Dimensionsanalyse Verkaufsrechnungen

tatsächlicher Rechnungsbestand mit Detailfilter

Dimensionsanalyse Verkauf

Um eine aussagekräftige Analyse zu generieren, muss in der Fieldgroup “Primär Filter” zuerst ein zu betrachtender Zeitraum gewählt werden. Dieser Zeitraum wertet je nach Report Typ folgende Daten aus:

Report Typ Aufträge – alle Aufträge, deren Status “Aktiv” ist und deren Auftragsdatum (Bestelldatum) im ausgewählten Zeitraum liegen.

Report Typ Offene Angebote – alle Angebote, deren Status “Aktiv” ist und deren Angebotsdatum (Bestelldatum) im ausgewählten Zeitraum liegen.

Report Typ Voraussichtliche Rechnungen – alle Aufträge, deren Status “Aktiv” ist und deren voraussichtliches Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum liegen.

Anmerkung: Das voraussichtliche Rechnungsdatum ist in der Basiseinstellung kein Pflichtfeld, da es nicht für jeden Nutzer von OpenZ Sinn macht. Um aber eine entsprechende Auswertung zu erhalten, muss es gepflegt werden!

Aufträge:

Definition Auftragswert: Summe der Aufträge /Auftragspositionen mit Auftragsdatum (Bestelldatum) im ausgewählten Zeitraum (netto).

Definition Vorauss. Rechnungswert: Summe der zu fakturierenden Aufträge /Auftragspositionen mit voraussichtlichem Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum (netto).

Definition Tats. Rechnung: Summe der Aufträge / Auftragspositionen die bereits tatsächlich mit Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum fakturiert wurden (netto).

Anmerkungen: Die Summe von tatsächlichem und voraussichtlichem Rechnungswert muss nicht immer den Auftragswert ergeben. Ausschlaggebend hierfür sind immer die sogenannten Zeitstempel versus Auswahl Zeitraum. Die Summe der tatsächlichen Rechnungen ist lediglich die Summe der fakturierten Aufträge, d.h. wenn Rechnungen erstellt wurden ohne einen vorhergehenden Auftrag, wird weder Auftrag noch die fakturierte Summe hier angezeigt.

Bei Abonnement Aufträgen verhält sich die Auswertung wie folgt: Wird ein Abo-Auftrag erfasst, erhalten die Intervallaufträge alle das Erfassungsdatum (Bestelldatum) vom Hauptauftrag, jedes Abo Intervall hat jedoch je nach Länge und Frequenz der Laufzeit ein anderes voraussichtliches Rechnungsdatum.

Angebote:

Definition Angebotswert: Summe der Angebote/Angebotspositionen mit Angebotsdatum im ausgewählten Zeitraum (netto).

Definition Chance Wert: Jedes Angebot kann mit einer Auftragswahrscheinlichkeit (25/50/75/90%) versehen werden (kein Pflichtfeld). Im Beispiel wurde das Angebot mit einer Auftragswahrscheinlichkeit von 50 % bewertet, somit ergibt der Chance Wert 50 % von der ursprünglichen Angebotssumme.

Anmerkungen: Angebote die zu Aufträgen gewandelt werden, sind keine offenen Angebote mehr, somit auch nicht in den Zahlen der Auswertung (Angebotsstatus „Geschlossen“). Werden von Angeboten Varianten erzeugt ( 1 Angebot mit 2 Varianten ), wird immer nur die erste Angebotsvariante (ursprüngliches Angebot) mit ausgewertet.

Voraussichtliche Rechnungen:

Definition Auftragswert: Summe der Aufträge/Auftragspositionen mit Auftragsdatum im ausgewählten Zeitraum (netto).

Definition Voraus. Rechnungswert: Summe der zu fakturierenden Aufträge/Auftragspositionen mit voraussichtlichem Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum (netto).

Definition Tats. Rechnung: Summe der Aufträge / Auftragspositionen die bereits tatsächlich mit Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum fakturiert wurden (netto).

Anmerkungen: Diese Auswertung eignet sichbesonders für die Ermittlung der Fakturawerte der nächsten Einzelmonate (Bsp.: Wie viel werde ich im nächsten Monat aufgrund aktueller Auftragslage fakturieren können).

Dimensionsanalyse Verkaufsrechnungen

Um eine aussagekräftige Analyse zu generieren, muss in der Fieldgroup “Primär Filter” zuerst ein zu betrachtender Zeitraum gewählt werden.

Dieser Zeitraum wertet den reinen IST-Bestand der Faktura aus, es gibt hier keinen Report Typ zu wählen. Der Ist-Bestand der Faktura sind alle Rechnungen / Teilrechnungen / Pro-forma-Rechnungen mit Status „aktiv“, deren Rechnungsdatum im Auswahlzeitraum liegen.

In den Fieldgroups “Secondary Filters” + “Dimensionen” können die Filtereinstellungen noch weiter verfeinert werden, sodass detaillierte Ergebnisse dargestellt werden können.

Maske Dimensionsanalyse Verkaufsrechnungen

Anmerkung: Bei der Auftragsanalyse mit tatsächlichem Rechnungswert sieht man nur Rechnungen, die mit einem vorhergehenden Auftrag verknüpft sind. In dieser Auswertung „Verkaufsrechnungen“ wird der Gesamtwert angezeigt, d.h. auch Rechnungen, die ohne vorhergehenden Auftrag erzeugt wurden.

Allgemeine Funktionalitäten von Zweit-Filtern und Dimensionen in allen Dimensionsanalysen im ERP Sytem

Grundsätzlich kann man in den Zweit Filtern – neben dem Report Typ – Auswertungen in ganz bestimmten Bereichen vornehmen, bzw. man greift vorher definierte und eingegrenzte Daten ab.

Organisation: Beim Betrieb des ERP Systems mit verschiedenen Organisationen (getrennte Unternehmen) kann jede Organisation einzeln betrachtet bzw. auswertet werden.

Geschäftspartnergruppe: Hier ist es möglich vorher definierte Geschäftspartnergruppen (Lieferanten, Kunden, externe Dienstleister, ABC Kunden, Mitarbeiter, usw. ) einzeln zu betrachten bzw. auszuwerten.

Genauso verhält es sich bei den restlichen Zweit Filtern wie im Bild oben angedeutet.

Die Dimensionen bestimmen letztendlich die Ausgabeform, -anordnung der Daten.

Anmerkung: Die Auswahl der Reihenfolge unter “Dimensionen” ist sehr bedeutend! Durch Veränderung der Reihenfolge der Dimensionen ergeben sich komplett veränderte und unternehmensrelevante Kernaussagen.

Beispiele: Einstellung Dimension Verkäufer / Kunden