[Zilenko]

Hallo,

existiert im OpenZ bereits ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, also so dass eine eingescannte Rechnung von mehreren Mitarbeitern signiert bzw. mit einem Freigabevermerk versehen wird um dann an die Zahlungsstelle weitergeleitet wird die die Zalung anweist? Habe im Handbuch erstmal keine Möglichkeit dazu gefunden.

Danke im Voraus.

Mit freundlichen Grüen

Michael

[Thomas Tiedtke]

Moin Michael.

1. Ich habe Deine Frage in den Bereich Buchhaltung verschoben. da ich meine das es hier am besten aufgehoben ist. Unter Infos und Ankündigungen passte es jedenfalls nicht.

2. Zu Deiner Frage.
Ja es gibt einen Kontrollmechanismus der ist zwar nicht ganz restriktiv, aber manche wollen das ja auch so.
Dieser Kontrollmeachanismus gilt bislang nur für die EK-Seite, also für die Verbindlichkeiten.

Stammdaten || Mitarbeiter || Mitarbeiter
Hier kann man im einstellen Darf Zahlungen genehmigen.
Nur Mitarbeiter die dieses Merkmal besitzen haben den Button Speichern unter:
Buchhaltung || Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten || Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten
Filtert ein Mitarbeiter mit diesem Merkmal unter dem genannten Pfad nach Verbindlichkeiten, so kann er im Feld ‘Genehmigt’ einen Haken setzen oder auch wieder entfernen. Speichert er dann den Datensatz, so füllt sich die Spalte ‘Genehmigt von’ mit dem Namen des zugehörigen Mitarbeiters und dem Aktionsdatum.

Nun soll es aber auch Firmen geben wo nicht jeder Genehmiger in der Buchhaltung alle Forderungen und Verbindlichkeiten einsehen soll ^^, außerdem ist es ja auch einwenig mühsam sich dort immer den richtigen Datensatz herauszusuchen. Daher gibt es auch einen zugehörigen Alarm/systeminterne Benachrichtigung.
Unter:
Einstellungen || Prozesse und Einstellungen || Benachrichtigungen || Alarm Regel
gibt es den Datensatz: Lieferantenrechnung: Zahlung zu genehmigen
Dieser ist zu aktivieren und die zugehörigen Alarmempfänger einzutragen.
Wird eine Lieferantenrechnung in den Status ‘Aktiv’ gesetzt, dann erhält der Alarmempfänger oben links eine entsprechende Nachricht. Diese Nachricht fordert ihn auf die zugehörige Lieferantenrechnung zu genehmigen. Per Link kann er direkt in den Rechnungsdatensatz springen um den Inhalt der REchnung zu kontrollieren. Die Nachricht enthält auch einen Button mit welchem die Genehmigung erteilt werden kann ohne das dieser Mitarbeiter in Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten navigieren muss.
Wurde der Button betätigt, dann tragen sich unter Übersicht Forderungen und Verbindlichkeiten die gleichen Informationen ein wie beim manuellem auslösen.
Das aktualisieren der Lieferantenrechnung löscht die Genehmigung. Nach dem neuerlichen aktivieren wird diese Lieferantenrechnung durch die Alarmregel dann erneut zur Genehmigung vorgelegt.

Hinweis
Bislang kann ein Vorgang nur durch eine Person genehmigt werden. Sollen mehrere Personen einen Vorgang genehmigen wäre das eine Anpassung des Systems, welche das Team von OpenZ als Dienstleitung anbieten könnte.

Unter: Buchhaltung || Zahlungsabgleich Bank || Zahlungsabgleich Bank
Gibt es die Möglichkeit nur nach genehmigten Datensätzen zu filtern.
Die Sachbearbeitendende Person in der Buchhaltung ist hier aber nicht auf die genehmigten Datensätze beschränkt (hier gibt es bislang keine komplette Restriktion).

Gerade Genehmigungsprozesse werden von vielen Firmen recht individuell gehandhabt und sind bei Bedarf ggf. ein Anpassungsaufwand bei Einführung eines ERP-Systemes. Die Frage die sich immer wieder dabei stellt ist: wieviel betriebsinterner Prozess muss auch die Software wieder geben? Wie komplex gestaltet man das? Wie ist der Aufwand zum Nutzen?

[Autor]

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