Erfolgsfaktoren eines ERP-Systems
Wer auf der Suche nach einem neuem ERP-System ist, stößt bei der Recherche schnell auf Erfahrungsberichte, auch über gescheiterte ERP-Projekte. Neben fehlender Akzeptanz der Nutzer, nicht eingehaltenen Budgets und großen Abweichungen von Erwartungen und erreichtem Nutzen bis zu ergebnislosen Abbrüchen, findet man einige Berichte, die einen Überblick über die Komplexität von ERP-Projekten geben.
Dieser Artikel soll zeigen, wie Sie ein Scheitern im ERP-Projekt verhindern und was in so einem Fall zu tun ist.
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Entscheidung, die über viele Jahre getroffen wird. Dementsprechend sollte diese gut durchdacht sein. Der Erfolg eines solchen Projekts ist abhängig von drei Faktoren.
Jedes ERP-Projekt hat ein vorgegebenes Budget und einen zeitlichen Rahmen. Der dritte Faktor ist die Qualität, dieser bezieht sich nicht auf die das ERP-System an sich, sondern auf die Akzeptanz der Nutzer und die Erfüllung der, im Lastenheft und im Workshop festgelegten Ziele.
Wenn eines dieser Kriterien nicht eingehalten wird, kann es als Fehlschlag gewertet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Zeitplan um einige Wochen abweicht oder das Budget überschritten wurde, ein solcher Fehlschlag muss nicht zum Scheitern des Projekts führen, es zeigt lediglich, dass nicht alle Ziele erreicht wurden sind.
Sollte sich ein solcher Fehlschlag abzeichnen und eines der vorher definierten Ziele überschritten sein, oder werden, gibt es im Grunde drei Möglichkeiten, Sie können das Projekt:
– fortführen
– pausieren
– abbrechen.
Welche Option für Ihre ERP-Projekt am sinnvollsten ist, hängt von der Situation ab.
Eine Entscheidung, wie reagiert wird, sollte in Abhängigkeit zu den Überschreitungen der Faktoren geschehen. Diese kann nach Art und Schwere der Überschreitung, aber auch anhand der Priorität des verfehltem Ziels unterschiedlich aussehen.
In der Praxis kann das wie folgt aussehen:
Die vorher, in Workshop und Lastenheft, definierten Ziele des ERP-Projekts sind unzureichend. Die Ziele können nicht mehr erreicht werden. – Kann das Projekt unter den gegebenen Umständen nicht mehr erfolgreich abgeschlossen werden, aufgrund der fehlerhaft definierten Ziele, erreichen Sie auch durch weitere Investitionen den gewünschten Mehrwert nicht, kann es durchaus Sinn machen, das Projekt abzubrechen. Zum Glück ist dieser Fall eher selten, fehlerhafte Konzepte sollten meist schon lange vor der eigentlichen Einführung korrigiert sein.
Ist beispielsweise der Zeitrahmen Ihres Projekts bereits deutlich überschritten und ein Ende noch nicht absehbar, beziehungsweise mit hohen zusätzlichen Kosten verbunden, sollte über eine Pause des Projekts nachgedacht werden. Die aufgetretenen Verzögerungen sollten gemeinsam mit dem ERP-Anbieter analysiert werden und mögliche Maßnahmen besprochen werden. Anschließend kann entschieden werden ob das Projekt an dieser Stelle abgebrochen, oder angepasst und fortgesetzt wird.
Steht das Projekt kurz vor dem Abschluss aber das dafür eingeplante Budget wurde überschritten ergibt es meistens Sinn, das Projekt dennoch fortzuführen, auch wenn zusätzliche Investitionen an anderer Stelle fehlen. Eventuell können zusätzliche Ausgaben auch durch das Weglassen einiger niedrig priorisierten Zielen erreicht werden.
Egal vor welcher Entscheidung Sie stehen, wenn Sie merken dass Ihr ERP-Projekt zu scheitern droht, handeln Sie nicht vorschnell und analysieren Sie die Situation genau.
Mit einer gut-durchdachten Einführungsmethodik und einem erfahrenen ERP-Anbieter vermeiden Sie ein Scheitern Ihres Projektes. Ein erfahrener ERP-Anbieter kann Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen und zusammen mit Ihnen die passende Lösung herausarbeiten.