ERP-Modul: Dokumentenmanagement
Unser DMS-Modul bietet umfangreiche Funktionen, um all Ihre Dokumente und Daten Ihres Unternehmens sicher im Griff zu haben und der gesetzlichen Pflicht zur Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten nachzukommen. Das DMS ist integraler Bestandteil des ERP-Systems.
Unser ERP System bietet durch seinen Aufbau bereits einen hohen Grad an Struktur. Daher können Dokumente beliebiger Art in diese Struktur abgelegt werden.
Das Modul ist ist wie das Gesamtsystem als open source umgesetzt und läuft durch den Einsatz von modernen Web-Technologien komplett in einem Browser auf allen Geräten wie PCs, Tablets, Handys und Scannern. Selbstverständlich sicher verschlüsselt!
Wo ist die Rechnung für den Auftrag xy?
Wie sieht die Spezifikation für meinen Artikel aktuell aus?
Alle diese Fragen lassen sich mit einem integriertem ERP-System leicht beantworten!
Mit OpenZ haben Sie immer und von überall Zugriff auf Ihre Daten. Um solche oder ähnliche Fragen beantworten zu können, braucht man ein DMS, das mit dem ERP-System verbunden ist.
All solche Fragen können mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von OpenZ im Handumdrehen beantwortet werden.
Eine strukturierte Dokumenten-Ablage ist direkt in unserem ERP-System eingebaut, das ist von großem Vorteil! Jedem Datensatz können beliebig viele Dateien angehangen werden. So kann man z.B. Spezifikationen oder umfänglichere Beschreibungen für Artikel hochladen.
Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine werden vollautomatisch im DMS als PDF Datei abgelegt.
Es handelt sich bei unserem System nicht um ein “klassisches DMS” in dem Dokumente beliebiger Art ohne Struktur hochgeladen werden und später durch Volltext-Analyse strukturiert bzw. wiedergefunden werden. Unser ERP System bietet durch seinen Aufbau bereits einen hohen Grad an Struktur. Dokumente beliebiger Art können nun in diese Struktur abgelegt werden.
Vorteilhaft ist auch, dass in unserem DMS Anhänge bzw. Dateien nur virtuell gelöscht werden können, jedoch nicht physisch. Damit lässt sich auch jeder Anhang nachvollziehen. Es ist einfach, der gesetzlichen Pflicht zur Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten wie z.B. Rechnungen nachzukommen. Im ERP System kann man als Anwender selbst den kompletten Satz an Anhängen (Dokumente) für ein Wirtschaftsjahr herunterladen und sich dann auf einen unveränderlichen Datenträger Revisionssicher abspeichern und archivieren.
Machen Sie sich Ihre Arbeit mit OpenZ einfacher, sicherer und effizienter! Und das auch von unterwegs aus!