Unsere OpenZ ERP System Einführungsmethodik

OpenZ ist ein agiles ERP-System und eine Standard-Software, die – so wie sie ist – eingesetzt werden kann.

Durch die komplexen Anforderungen moderner Unternehmen und deren spezifischen Geschäftsprozesse, kann es aber auch notwendig oder wünschenswert sein, die Software auf die jeweiligen Anforderungen des Kunden individuell einzustellen.

Entscheidend ist es, die Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen in den Einführungsprozess mit einzubeziehen. Dies ermöglicht schon einen frühen Kontakt mit der Software und ein späterer Einsatz des ERP Systems in Ihrem Unternehmen kann reibungslos erfolgen.

Dieses Einführungskonzept, dass auch bei der Erlangung des Preises „ERP-System des Jahres 2014“ eine Rolle gespielt hat, nimmt diese beiden entscheidenden Aspekte auf und bietet unseren Kunden folgende Struktur für eine erfolgreiche Einführung der Software im Unternehmen an.

Schritt 1 – Prozessaufnahme / Definition der Anforderungen

In einem gemeinsamen Workshop werden die Geschäftsprozesse des Unternehmens analysiert und es wird festgelegt, welche Prozesse mit Hilfe der Software effizient unterstützt werden können. Dabei wird ermittelt, mit welcher SOLL-Funktionalität das ERP-System die tägliche Arbeit optimal unterstützt.

Schritt 2 – Formulierung des Lastenheftes und erster Projektplan

Aus der Anforderungsdefinition wird ein Best-Practice Szenario für den Einsatz des ERP Systems im Unternehmen entwickelt.
Es ergibt sich eine grobe Formulierung des Lastenheftes, sowie ein erster Projektplan mit einer Zeit- und Aufwands-Abschätzung.

Schritt 3 – Aufgaben definieren

Aus dem Abgleich mit der Standard-Konfiguration der ERP Software werden die Aufgaben für das Projekt definiert. Dieser Schritt entspricht einem Pflichtenheft. Wir liefern dieses als Workshop-Dokumentation und mit Hilfe einer Software (z.Zt. MANTIS BT) werden Aufgaben als Tickets erstellt. Die meisten Anforderungen kann man im Rahmen des sogenannten Customizings, also ohne Programmierungen durch reine Einstellungen in OpenZ umsetzen.
Bei komplexen Anforderungen kann man in einem agilen Software-Entwicklungsprozess die notwendigen Entwicklungen ggf. auch in mehreren Schritten umsetzen.
Für jeden Schritt hier werden Zeitplan, Aufwand und Kosten festgelegt.

Schritt 4 – Datenübernahme / Anpassungen / Ergänzungen

Im Einführungsprozess von OpenZ sind Sie als Kunde auch bei Customizing und Entwicklung eingbezogen.
Durch diese iterative Vorgehensweise können Erfahrungen aus dem Betrieb in die nächsten Schritte einfließen.
Das schafft Vertrauen und schont das Budget.

Schritt 5 – Test und Abnahme

Ein intensiver Software-Test ist fester Bestandteil einer jeden ERP Einführung.
Ergebnisse können durch den Kunden zeitnah begutachtet und abgenommen werden.
Es ist daher eine wichtige Aufgabe des Kunden, die auf sein Unternehmen zugeschnittenen Funktionalitäten abzunehmen und sicherzustellen, dass die Software seinen Anforderungen entspricht.

Schritt 6 – Schulung

Spätestens in diesem Schritt ist es wichtig, die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen in die Einführung der Software miteinzubeziehen und diese adäquat zu schulen. OpenZ als Dienstleister schult die Key-User und gibt ihnen mit der Software ein Werkzeug an die Hand, mit dem die Unternehmensprozesse des jeweiligen Unternehmens optimal unterstützt werden. Die Akzeptanz und Unterstützung der Systemeinführung, muss durch das Management und die Key User bei den einzelnen Mitarbeitern geweckt werden. Dies ist ein entscheidender Teilschritt für den Erfolg des Projektes.

Schritt 7 – Go Live

Dieser Schritt zeigt den Erfolg des Projektes auf. Wenn die Einführungsmethodik beachtet wurde, stellt das GO Live kein Problem dar. In den ersten Monaten steht den Kunden von OpenZ ein persönlicher Support sehr intensiv zur Seite. Danach wird dieser in der Regel nur noch von Fall zu Fall benötigt.