Abo-Kundenaufträge

Inhaltsverzeichnis Abo-Kundenaufträge                    

 1.  Einleitung
 2.  Allgemeines zum Abo-Autrag
        2.1  Fieldgroup ‘Zeitplan’
        2.2  ‘Einmal-Position’
        2.3  ‘Abo-Intervalle’
            2.3.1 Dokumentennummer Abo-Intervall
 3. Abo-Angebot und Abo-Auftrag
        3.1  Abo-Angebot und Abo-Auftrag anlegen
        3.2  Abo-Auftrag ändern
        3.3  Abo-Intervalle einzeln ändern
 4.0  Abo-Rechnung und -versand
        4.1  Rechnungsvorschlag + Versandvorschlag
        4.2  Abo Rechnungsdokument
        4.3  Abo Gutschriften und Rücksendungen
 5. Beispiel

1. Einleitung

Diese Beschreibung ist als Ergänzung zu der Beschreibung ‘Verkaufsablauf – Standard’ zu sehen! Die Abonnement-Funktion in OpenZ ist ein Dokumenten Typ des Verkaufsauftrages und funktioniert im generellen nach den Bedingungen, die auch für andere Verkaufsaufträge gelten. Zusätzlich dazu hat das Abonnement spezielle Funktionen. 

Das Abonnement ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Verkaufsaufträge für einen definierten Zeitraum in Intervallen anzuordnen. Jedes Intervall ist als ein Einzelauftrag zu verstehen und wird vom Programm ebenso behandelt. Dementsprechend erscheint jedes Intervall einzeln als Rechnungs- oder Versandvorschlag.

Wie bei anderen Aufträgen auch kann zu einem Abonnement-Auftrag zuvor ein Abonnement-Angebot erstellt werden.

 

 

 

 

 

 

 

2.0 Allgemeines zum Abo-Auftrag

 

2.1 Fieldgroup ‘Zeitplan’

In der Kopfmaske werden in der Fieldgroup ‘Zeitplan’ weitere Felder eingeblendet, sobald ein Dokumententyp mit Abo-Funktion gewählt wurde. So entfällt z.B. das voraussichtliche Rechnungsdatum, da dieses durch die gewählte Rechungsfrequenz (Intervall) ersetzt wird.

 

40a. ‘letztes Überweisungsdatum’: Informationsfeld. 

Wurde zu einem berechneten Auftragsintervall eine Überweisung getätigt, so erscheint das entsprechende Datum an dieser Stelle.

41a+44a. ‘Vertragsbeginn’/’Vertragsende’: Eingabefeld. 

Start und Ende des Gesamtzeitraumes, für welchen der Vertrag gelten soll. Aus technischen Gründen muss zurzeit immer ein Vertragsende mit angegeben werden, auch wenn kein tatsächliches Enddatum vorliegt. 

42a. ‘Rechnungsfrequenz’: Auswahlfeld. 

Der Rhythmus in dem die Rechnungsstellung erfolgen soll.

43a. ‘Tag des Monats’:Je nach gewählter Rechnungsfrequenz erscheinen an dieser Stelle Felder, die sich entweder auf das Jahr, den Monat oder den Tag beziehen. Hier ist es der Tag an dem die Rechnungsstellung im Monat erfolgen soll. Beispiel: Wird der Monat März im voraus berechnet, so kann man durch Eingabe einer Zahl wählen, ob die Berechnung zum 1. oder 15. etc. Tag des März erfolgen soll oder zu einem anderen Tag. Erfolgt die Berechnung für den März im nach hinein, so bestimmt die gewählte Zahl ob die Rechnungsstellung z.B. am 1. oder 15. etc. April erscheinen soll. Liegt kein Eintrag vor, wird standardmäßig der 1. genommen.

Berechnung der Leistung im Nachhinein: Optionales Feld. Wie unter 43a beschrieben kann man wählen, ob man die Leistung für das Abonnement im Voraus oder im nach hinein berechnen will.

 

2.2 ‘Einmal-Position’

Die ‘Einmal-Position’ ist ein optionales Feld in den Positionen. Wenn der Haken gesetzt wird, erscheint in der Position zusätzlich das Feld ‘Voraussichtliches Rechnungsdatum’. 

Standardmäßig werden alle Positionen eines Abo-Auftrages in jedes einzelne Intervall übernommen. Soll eine spezielle Position nur einmalig berechnet werden (z.B. Einrichtungskosten), so ist dieses möglich durch Setzen des Hakens Einmal-Position. Standardmäßig wird diese Einmal-Position im ersten Intervall berechnet. Soll die Einmal-Position in einem späteren Intervall berechnet werden, so lässt sich dieses über einen Eintrag im Feld Voraussichtliches Rechnungsdatum in das zugehörige Intervall einsortieren.

2.3 ‘Abo-Intervalle’

Erst durch das Aktivieren des Kopfdatensatzes eines Abo-Auftrages werden in diesem Unterreiter die Datensätze der einzelnen Auftragsintervalle generiert. Handelt es sich um ein Abo-Angebot, bleibt der Unterreiter leer. Die Tabellenansicht liefert eine gute Übersicht über die einzelnen Intervalle. In dem Datensatz eines Auftragsintervalls kann noch eine Ebene tiefer in den Unterunterreiter  Intervall Positionen gewechselt werden. 

 

 

Jedes Abo-Intervall kann individuell wie ein normaler Auftrag bearbeitet werden und enthält alle Abo-Positionen und eventuelle Einmal-Positionen. Ein Abo-Intervall kann aktualisiert, verändert und wieder aktiviert werden, solange noch keine Rechnungen oder Lieferscheine hierzu erstellt wurden! Hiermit lassen sich kleine Anpassungen vornehmen, die nur ein einzelnes Abo-Intervall betreffen und sollten dem erfahren Anwender vorbehalten sein. Gegebenenfalls könnte es durchaus sinnvoller sein, Positionen in der Rechnung zu ergänzen.

 

 

2.3.1 Dokumentennummer Abo-Intervall

Die Dokumentennummer der Abo-Intervalle setzt sich aus 3 verschiedenen Zahlen zusammen:

    1. Die Dokumentennummer des Abo-Auftrages

    2. Anzahl der vorgenommenen Änderungen (Beginn mit 1)

    3. Platzierung in der Reihenfolge aller Intervalle.

 

Siehe dazu auch unter 3.2 Abo-Auftrag ändern …..

 

 

 

3.0 Abo-Angebot und Abo-Auftrag

 

3.1 Abo-Angebot und Abo-Auftrag anlegen

Wie bei einem Standard Verkaufsauftrag unterscheidet sich die Erstellung eines Abo-Angebotes nicht wesentlich von der Erstellung eines Abo-Auftrages. Lediglich die jeweilige Zielbelegart wird ausgewählt. 

 

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge 

 

auswählen: Zielbelegart Abo-Angebot

 

oder: Zielbelegart Abo-Auftrag 

 

auswählen: Geschäftspartner

eintragen: Vertragsbeginn/Vertragsende

auswählen: Rechnungsfrequenz

prüfen: der Voreinstellungen

wechseln: Unterreiter Positionen

anwählen: neuer Datensatz

auswählen: Artikel

eintragen: Menge Bestellt

ggf. Haken ‘Einmal-Position’ vergeben.

ggf. weitere Position anlegen

wechseln: Kopfmaske

anwählen: Aktivieren

 

Genau wie im Standard-Auftrag kann durch anwählen des Buttons Weiterverarbeiten  aus dem Abo-Angebot ein Abo-Auftrag erzeugt werden.

 

 

Auf dem Ausdruck von Angebot und Auftrag erscheinen unter Angabe des Gesamt Leistungszeitraumes nur die monatlich laufenden Kosten und nicht die Gesamtsumme des Abo´s. Einzel-Positionen werden extra ausgewiesen (vergleiche 5.1 + 5.2)

 

3.2 Abo-Auftrag ändern

Im laufe der Zeit, können Änderungen in der Laufzeit, hinzufügen/entfernen von Positionen etc. dazu führen, dass ein Abo-Auftrag geändert werden muss. Im Gegensatz zum Standard-Auftrag kann der Kopfdatensatz eines Abo-Auftrages auch noch dann aktualisiert werden, wenn schon Rechnungen und Lieferungen existieren, da diese den einzelnen Intervallen und nicht dem Abo-Auftrag im ganzen zugeordnet werden.

Das Ändern des Abo-Auftrages zu einem bestimmten Zeitpunkt, sollte generell immer durch Aktualisieren des Abo-Auftrages erfolgen. Der Abo-Auftrag und alle seine Intervalle, die noch nicht berechnet oder beliefert wurden, wechseln dann in den Status ‘Entwurf’ und die nötigen Änderungen können vorgenommen werden. Zusätzlich wird im Feld ‘Abo ändern ab Datum’ eingetragen, zu wann die Änderung wirksam werden soll und dadurch den entsprechenden Intervallen zugeordnet. Dieser Änderungsvorgang hat zur Auswirkung, das sich die  Dokumentennummern der betroffenen Intervalle ändern (siehe dazu auch 2.3).

 

Beispiel: Änderung eines Abo-Auftrages zum 4. Intervall.

Links die Dok.-nummern vor der Änderung. Rechts die Dok.-nummern nach der Änderung. Die mittlere Ziffer (2) gibt an das eine Änderung stattfand. Die rechte Ziffer beginnt ab der Änderung wieder mit einer neuen Reihenfolge

 

 

Bereits fakturierte oder belieferte Intervalle lassen sich nicht mehr ändern. Sollte trotzdem ein entsprechender Zeitraum ausgewählt worden sein, beginnt die Änderung erst mit dem nächst möglichen Intervall.

 

3.2 Abo-Intervalle einzeln ändern

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge >> Abo Intervalle

Wie schon unter 2.2 erwähnt, lassen sich Intervalle auch einzeln ändern. Dabei können Sie bearbeitet werden wie ein Standard-Auftrag. Die Änderungen an den Abo-Intervallen sollten aber nur kleine Korrekturen und eher die Ausnahme als die Regel sein. Sinnvoll können sie sein, wenn wichtige Auftragsauswertungen maßgeblich beeinflusst werden.

Zum Andern muss der einzelne Datensatz eines Intervalls aktualisiert und nachher wieder aktiviert werden.

 

 

 

4.0 Abo-Rechnung und Versand

4.1 Rechnungsvorschlag + Versandvorschlag

Anders als im Standard-Auftrag erfolgt die Fakturierung und Belieferung nicht zu dem Gesamtauftrag, sondern je zu den Intervallen. Ein einzelnes Intervall wird also behandelt wie ein Auftrag (SO). In der Anzeige werden diese auch gemeinsam dargestellt.

 

 

Der Workflow zur Generierung von Rechnungs- und Versanddokumenten ist der gleiche wie im Standard-Auftrag. Auch Änderungen in den Positionen können hier noch durchgeführt werden.

! Folgt man dem Link im Rechnungs- oder Versandvorschlag, so landet man im Abo-Intervall und nicht wie sonst, in der Kopfmaske des Abo-Auftrages !

 

 

4.2 Abo Rechnungsdokument

Im Rechnungsdokument kann abweichend vom Standard-Auftrag der betreffende  Leistungszeitraum eines Intervalls schon berechnet werden und wird nachrichtlich in den internen Notizen angezeigt. 

Auch die Felder ‘Leistungszeitraum Start/Ende’ sind vorbefüllt 

und werden in der Rechnung mit gedruckt.

 

! Auch in Rechnung und Versand lenkt einen die Auftragsverlinkung zum Abo-Intervall !

 

 

 

4.2 Abo Gutschriften und Rücksendungen

Für Gutschriften und Rücksendungen gilt die gleiche Funktionsweise wie bei einem Standard-Auftrag und auch hier wird sich immer auf das Abo-Intervall und nicht auf den Gesamtauftrag bezogen.

 

 

5.0 Beispiel Abo-Auftrag  

 

 

Das Beispiel berücksichtigt folgende Dinge:

    • Abo-Auftrag, der aus einem Abo-Angebot erstellt wird, mit 6 monatlichen Intervallen.

    • Positionen sind 

    • 2 x monatliche Dienstleitungen  (Pos. 10 + 20)

    • 1 x Einzel-Position Dienstleistung im 1. Intervall.

    • Berechnung der Intervalle im Nachhinein, (daher wird in diesem Beispiel das Beginndatum in die Vergangenheit zurück verlegt, da ansonsten die Rechnungsstellung erst in der Zukunft auftauchen würde.) 

    • 1 Änderung des Aboauftrages ab dem 4. Intervall

 

5.1  Angebot anlegen

auswählen: Zielbelegart Abo-Angebot

auswählen: Geschäftspartner

Rechnungsregel: sofort

eintragen: Vertragsbeginn (01.12.2013)

eintragen: Vertragsende (31.05.2014)

eintragen: Rechnungsfrequenz (monatlich)

anhaken: Berechnung der Leistung im Nachhinein

prüfen: der Voreinstellungen

wechseln: Unterreiter Positionen

anwählen: neuer Datensatz (Pos. 10,20,30)

auswählen: Artikel (Pos. 10,20,30)

eintragen: Menge Bestellt (Pos. 10,20,30)

anhaken: ‘Einmal-Position’  (nur in Position 30)

wechseln: Kopfmaske

anwählen: Aktivieren

 

 

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Abo-Angebot

 

 

 

 

 

 

 

5.2 Auftrag aus Angebot erzeugen

anwählen:Button ‘Weiterverarbeiten’ 

 

 

auswählen: im Popup-Fenster ‘Auftrag erzeugen – Zuschlag erteilt’

anwählen: Button ‘OK’

anwählen: Link zum Auftrag

ändern: Textmitteilung oben/unten

speichern

anwählen: Aktivieren

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Auftragsbestätigung

 

 

5.3 Rechnungsvorschlag

Pfad: Vertrieb || Transaktionen || Rechnungen manuell anlegen|| Rechnungen manuell anlegen

anhaken: gewünschtes Dokument

anwählen: +

 

 

 

Der Rechnungsvorschlag schlägt hier die Positionen aus dem 1. Intervall (30001-1-1) vor.

Unter bestellt sind die Mengen zu den Positionen zu sehen (2,4,1), die im Auftrag eingegeben wurden. In diesem Beispiel werden aber andere Mengen berechnet als im Auftrag bestellt (z.B. bei tatsächlichen Mengen).

In der Spalte zu ber(echnen) wurden als Beispiel die Mengen wie folgt geändert:

Die Dienstleitung Position 10 wurde 5 x erbracht (geplant 2 → Übermenge)

Die Dienstleitung Position 20 wurde 3 x erbracht (geplant 4) → Untermenge)

Die Dienstleitung Position 30 wurde 1 x erbracht (Einmal-Position wie geplant)

 

In Position 10 wird mehr berechnet als ursprünglich geplant → kein Problem.

In Position 20 wird weniger berechnet als ursprünglich geplant → es bleibt ein Rest!

Würde der Vorschlag so verarbeitet, wäre für das System aus Position 20 noch die Menge 1 offen. Da aber nichts offen bleiben und die tatsächliche Monatsmenge berechnet werden soll, muss in Position 20 der Haken Restschuld befreit gesetzt werden. Damit gilt diese Position als komplett berechnet.

 

Soll eine Position für einen Monat gar nicht berechnet werden, wird auch diese vorne markiert, die zu berechnende Menge auf 0 gesetzt und hinten der Haken Restschuld befreit gesetzt. Damit gilt diese Position als komplett berechnet.

 

anwählen: Verarbeiten

anwählen: Link zum Rechnungsdokument

5.4 Rechnung

 

ändern: Texte in Beschreibung

(kontrollieren: Leistungszeitraum)

speichern

anwählen: Aktivieren

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Rechnung

 

 

Tipp: Falls ein Dokument existiert, welches die Berechnungsgrundlage der Rechnung ist, könnte man an dem Datensatz der Rechnung dieses Dokument anhängen. So wären beide Dokumente am gleichen Ort zu finden. Dafür im Datensatz oben die Büroklammer anwählen und Dokument hinzufügen.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.5 Gutschrift

 

Als Beispiel erfolgt die Gutschrift auf Position 10, Menge 2,5

 

Pfad: Vertrieb || Rechnungen an Kunden|| Rechnungen

anwählen: ‘neuer Datensatz’

auswählen: Ziel-Belegart → Gutschrift (AR)

auswählen: Geschäftspartner (Empfänger Gutschrift)

anwählen: Button ‘Position erstellen aus anderem Dokument’

 

auswählen (im Popup): Bestellung (Dokumentennummer Abo-Intervall)

!Im Vorschlag stehen hier nun nicht die Mengen aus dem Abo-Auftrag, sondern die tatsächlich berechneten Mengen !

 

anhaken: Position auf welche die Gutschrift erfolgen soll

anwählen: OK (Popup schließt)

eintragen (ggf.): Leistungszeitraum

wechseln: Unterreiter Positionen 

anpassen: Menge Berechnet (2,5)

speichern

wechseln: Kopfmaske

anwählen: “Aktivieren”

 

 

 

 

 

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Gutschrift

 

 

 

Es gibt Rechnungsreporte (Ausdrucke) mit und ohne Leistungszeitraum. Soll der Leistungszeitraum verwendet werden, muss im jeweiligen Dokumententyp, der Report ‘Rpt_Standard_juwi.jrxml’ eingetragen werden. Diese Änderung sollte ggf. durch den ERP-Admin vorgenommen werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.6 Abo-Auftrag ändern

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge

anwählen: Aktualisieren in gewünschtem Auftrag

Änderungen: Pos. 10 Menge auf 4 erhöht, Pos. 30 entfernt

eintragen: Abo ändern ab Datum (01.03.2014)

anwählen: Aktivieren

kontrollieren unter: Vertrieb || Aufträge || Aufträge >> Abo Intervalle (Tabellenansicht)

 

 

Bild oben:

Im roten Kasten links ist die Änderung der Intervallnummer zu sehen. Ab diesem Zeitpunkt erhöht sich, durch die Änderung in Pos. 10, der Betrag auf 860,-.

Oben rechts ist zu sehen, das der Betrag der Gutschrift in der Fakturierung berücksichtigt wurde.

 

Verkaufsablauf – Abonnement

 

 

    1. Einleitung

       

    1. Sonderfelder

    2. Fieldgroup ‘Zeitplan’

    3. ‘Einmal-Position’

    4. ‘Abo-Intervalle’

      1. Dokumentennummer Abo-Intervall

         

    1. Abo-Angebot und Abo-Auftrag

    2. Abo-Angebot und Abo-Auftrag anlegen

    3. Abo-Auftrag ändern

    4. Abo-Intervalle einzeln ändern

       

    1. Abo-Rechnung und -versand

    2. Rechnungsvorschlag + Versandvorschlag

    3. Abo Rechnungsdokument

    4. Abo Gutschriften und Rücksendungen

       

    1. Beispiel

 

 

1.0 Einleitung

Diese Beschreibung ist als Ergänzung zu der Beschreibung ‘Verkaufsablauf – Standard’ zu sehen! Die Abonnement-Funktion in OpenZ ist ein Dokumenten Typ des Verkaufsauftrages und funktioniert im generellen nach den Bedingungen, die auch für andere Verkaufsaufträge gelten. Zusätzlich dazu hat das Abonnement spezielle Funktionen.

Das Abonnement ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Verkaufsaufträge für einen definierten Zeitraum in Intervallen anzuordnen. Jedes Intervall ist als ein Einzelauftrag zu verstehen und wird vom Programm ebenso behandelt. Dementsprechend erscheint jedes Intervall einzeln als Rechnungs- oder Versandvorschlag.

Wie bei anderen Aufträgen auch kann zu einem Abonnement-Auftrag zuvor ein Abonnement-Angebot erstellt werden.

 

 

 

 

 

 

 

2.0 Sonderfelder und Sondernummern

 

2.1 Fieldgroup ‘Zeitplan’

In der Kopfmaske werden in der Fieldgroup ‘Zeitplan’ weitere Felder eingeblendet, sobald ein Dokumententyp mit Abo-Funktion gewählt wurde. So entfällt z.B. das voraussichtliche Rechnungsdatum, da dieses durch die gewählte Rechungsfrequenz (Intervall) ersetzt wird.

 

40a. ‘letztes Überweisungsdatum’: Informationsfeld.

Wurde zu einem berechneten Auftragsintervall eine Überweisung getätigt, so erscheint das entsprechende Datum an dieser Stelle.

41a+44a. ‘Vertragsbeginn’/’Vertragsende’: Eingabefeld.

Start und Ende des Gesamtzeitraumes, für welchen der Vertrag gelten soll. Aus technischen Gründen muss zurzeit immer ein Vertragsende mit angegeben werden, auch wenn kein tatsächliches Enddatum vorliegt.

42a. ‘Rechnungsfrequenz’: Auswahlfeld.

Der Rhythmus in dem die Rechnungsstellung erfolgen soll.

43a. ‘Tag des Monats’:Je nach gewählter Rechnungsfrequenz erscheinen an dieser Stelle Felder, die sich entweder auf das Jahr, den Monat oder den Tag beziehen. Hier ist es der Tag an dem die Rechnungsstellung im Monat erfolgen soll. Beispiel: Wird der Monat März im voraus berechnet, so kann man durch Eingabe einer Zahl wählen, ob die Berechnung zum 1. oder 15. etc. Tag des März erfolgen soll oder zu einem anderen Tag. Erfolgt die Berechnung für den März im nach hinein, so bestimmt die gewählte Zahl ob die Rechnungsstellung z.B. am 1. oder 15. etc. April erscheinen soll. Liegt kein Eintrag vor, wird standardmäßig der 1. genommen.

Berechnung der Leistung im Nachhinein: Optionales Feld. Wie unter 43a beschrieben kann man wählen, ob man die Leistung für das Abonnement im Voraus oder im nach hinein berechnen will.

 

2.2 ‘Einmal-Position’

Die ‘Einmal-Position’ ist ein optionales Feld in den Positionen. Wenn der Haken gesetzt wird, erscheint in der Position zusätzlich das Feld ‘Voraussichtliches Rechnungsdatum’.

Standardmäßig werden alle Positionen eines Abo-Auftrages in jedes einzelne Intervall übernommen. Soll eine spezielle Position nur einmalig berechnet werden (z.B. Einrichtungskosten), so ist dieses möglich durch Setzen des Hakens Einmal-Position. Standardmäßig wird diese Einmal-Position im ersten Intervall berechnet. Soll die Einmal-Position in einem späteren Intervall berechnet werden, so lässt sich dieses über einen Eintrag im Feld Voraussichtliches Rechnungsdatum in das zugehörige Intervall einsortieren.

2.3 ‘Abo-Intervalle’

Erst durch das Aktivieren des Kopfdatensatzes eines Abo-Auftrages werden in diesem Unterreiter die Datensätze der einzelnen Auftragsintervalle generiert. Handelt es sich um ein Abo-Angebot, bleibt der Unterreiter leer. Die Tabellenansicht liefert eine gute Übersicht über die einzelnen Intervalle. In dem Datensatz eines Auftragsintervalls kann noch eine Ebene tiefer in den Unterunterreiter Intervall Positionen gewechselt werden.

 

 

Jedes Abo-Intervall kann individuell wie ein normaler Auftrag bearbeitet werden und enthält alle Abo-Positionen und eventuelle Einmal-Positionen. Ein Abo-Intervall kann aktualisiert, verändert und wieder aktiviert werden, solange noch keine Rechnungen oder Lieferscheine hierzu erstellt wurden! Hiermit lassen sich kleine Anpassungen vornehmen, die nur ein einzelnes Abo-Intervall betreffen und sollten dem erfahren Anwender vorbehalten sein. Gegebenenfalls könnte es durchaus sinnvoller sein, Positionen in der Rechnung zu ergänzen.

 

 

2.3.1 Dokumentennummer Abo-Intervall

Die Dokumentennummer der Abo-Intervalle setzt sich aus 3 verschiedenen Zahlen zusammen:

  1. Die Dokumentennummer des Abo-Auftrages

  1. Anzahl der vorgenommenen Änderungen (Beginn mit 1)

  2. Platzierung in der Reihenfolge aller Intervalle.

 

Siehe dazu auch unter 3.2 Abo-Auftrag ändern …..

 

 

 

3.0 Abo-Angebot und Abo-Auftrag

 

3.1 Abo-Angebot und Abo-Auftrag anlegen

Wie bei einem Standard Verkaufsauftrag unterscheidet sich die Erstellung eines Abo-Angebotes nicht wesentlich von der Erstellung eines Abo-Auftrages. Lediglich die jeweilige Zielbelegart wird ausgewählt.

 

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge

 

auswählen: Zielbelegart Abo-Angebot

 

oder: Zielbelegart Abo-Auftrag

 

auswählen: Geschäftspartner

eintragen: Vertragsbeginn/Vertragsende

auswählen: Rechnungsfrequenz

prüfen: der Voreinstellungen

wechseln: Unterreiter Positionen

anwählen: neuer Datensatz

auswählen: Artikel

eintragen: Menge Bestellt

ggf. Haken ‘Einmal-Position’ vergeben.

ggf. weitere Position anlegen

wechseln: Kopfmaske

anwählen: Aktivieren

 

Genau wie im Standard-Auftrag kann durch anwählen des Buttons Weiterverarbeiten aus dem Abo-Angebot ein Abo-Auftrag erzeugt werden.

 

 

Auf dem Ausdruck von Angebot und Auftrag erscheinen unter Angabe des Gesamt Leistungszeitraumes nur die monatlich laufenden Kosten und nicht die Gesamtsumme des Abo´s. Einzel-Positionen werden extra ausgewiesen (vergleiche 5.1 + 5.2)

 

3.2 Abo-Auftrag ändern

Im laufe der Zeit, können Änderungen in der Laufzeit, hinzufügen/entfernen von Positionen etc. dazu führen, dass ein Abo-Auftrag geändert werden muss. Im Gegensatz zum Standard-Auftrag kann der Kopfdatensatz eines Abo-Auftrages auch noch dann aktualisiert werden, wenn schon Rechnungen und Lieferungen existieren, da diese den einzelnen Intervallen und nicht dem Abo-Auftrag im ganzen zugeordnet werden.

Das Ändern des Abo-Auftrages zu einem bestimmten Zeitpunkt, sollte generell immer durch Aktualisieren des Abo-Auftrages erfolgen. Der Abo-Auftrag und alle seine Intervalle, die noch nicht berechnet oder beliefert wurden, wechseln dann in den Status ‘Entwurf’ und die nötigen Änderungen können vorgenommen werden. Zusätzlich wird im Feld ‘Abo ändern ab Datum’ eingetragen, zu wann die Änderung wirksam werden soll und dadurch den entsprechenden Intervallen zugeordnet. Dieser Änderungsvorgang hat zur Auswirkung, das sich die Dokumentennummern der betroffenen Intervalle ändern (siehe dazu auch 2.3).

 

Beispiel: Änderung eines Abo-Auftrages zum 4. Intervall.

Links die Dok.-nummern vor der Änderung. Rechts die Dok.-nummern nach der Änderung. Die mittlere Ziffer (2) gibt an das eine Änderung stattfand. Die rechte Ziffer beginnt ab der Änderung wieder mit einer neuen Reihenfolge

 

 

Bereits fakturierte oder belieferte Intervalle lassen sich nicht mehr ändern. Sollte trotzdem ein entsprechender Zeitraum ausgewählt worden sein, beginnt die Änderung erst mit dem nächst möglichen Intervall.

 

3.2 Abo-Intervalle einzeln ändern

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge >> Abo Intervalle

Wie schon unter 2.2 erwähnt, lassen sich Intervalle auch einzeln ändern. Dabei können Sie bearbeitet werden wie ein Standard-Auftrag. Die Änderungen an den Abo-Intervallen sollten aber nur kleine Korrekturen und eher die Ausnahme als die Regel sein. Sinnvoll können sie sein, wenn wichtige Auftragsauswertungen maßgeblich beeinflusst werden.

Zum Andern muss der einzelne Datensatz eines Intervalls aktualisiert und nachher wieder aktiviert werden.

 

 

 

4.0 Abo-Rechnung und Versand

4.1 Rechnungsvorschlag + Versandvorschlag

Anders als im Standard-Auftrag erfolgt die Fakturierung und Belieferung nicht zu dem Gesamtauftrag, sondern je zu den Intervallen. Ein einzelnes Intervall wird also behandelt wie ein Auftrag (SO). In der Anzeige werden diese auch gemeinsam dargestellt.

 

 

Der Workflow zur Generierung von Rechnungs- und Versanddokumenten ist der gleiche wie im Standard-Auftrag. Auch Änderungen in den Positionen können hier noch durchgeführt werden.

! Folgt man dem Link im Rechnungs- oder Versandvorschlag, so landet man im Abo-Intervall und nicht wie sonst, in der Kopfmaske des Abo-Auftrages !

 

 

4.2 Abo Rechnungsdokument

Im Rechnungsdokument kann abweichend vom Standard-Auftrag der betreffende Leistungszeitraum eines Intervalls schon berechnet werden und wird nachrichtlich in den internen Notizen angezeigt.

Auch die Felder ‘Leistungszeitraum Start/Ende’ sind vorbefüllt

und werden in der Rechnung mit gedruckt.

 

! Auch in Rechnung und Versand lenkt einen die Auftragsverlinkung zum Abo-Intervall !

 

 

 

4.2 Abo Gutschriften und Rücksendungen

Für Gutschriften und Rücksendungen gilt die gleiche Funktionsweise wie bei einem Standard-Auftrag und auch hier wird sich immer auf das Abo-Intervall und nicht auf den Gesamtauftrag bezogen.

 

 

5.0 Beispiel Abo-Auftrag

 

 

Das Beispiel berücksichtigt folgende Dinge:

  • Abo-Auftrag, der aus einem Abo-Angebot erstellt wird, mit 6 monatlichen Intervallen.

  • Positionen sind

  • 2 x monatliche Dienstleitungen (Pos. 10 + 20)

  • 1 x Einzel-Position Dienstleistung im 1. Intervall.

  • Berechnung der Intervalle im Nachhinein, (daher wird in diesem Beispiel das Beginndatum in die Vergangenheit zurück verlegt, da ansonsten die Rechnungsstellung erst in der Zukunft auftauchen würde.)

  • 1 Änderung des Aboauftrages ab dem 4. Intervall

 

5.1 Angebot anlegen

auswählen: Zielbelegart Abo-Angebot

auswählen: Geschäftspartner

Rechnungsregel: sofort

eintragen: Vertragsbeginn (01.12.2013)

eintragen: Vertragsende (31.05.2014)

eintragen: Rechnungsfrequenz (monatlich)

anhaken: Berechnung der Leistung im Nachhinein

prüfen: der Voreinstellungen

wechseln: Unterreiter Positionen

anwählen: neuer Datensatz (Pos. 10,20,30)

auswählen: Artikel (Pos. 10,20,30)

eintragen: Menge Bestellt (Pos. 10,20,30)

anhaken: ‘Einmal-Position‘ (nur in Position 30)

wechseln: Kopfmaske

anwählen: Aktivieren

 

 

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Abo-Angebot

 

 

 

 

 

 

 

5.2 Auftrag aus Angebot erzeugen

anwählen:Button ‘Weiterverarbeiten

 

 

auswählen: im Popup-Fenster ‘Auftrag erzeugen – Zuschlag erteilt

anwählen: Button ‘OK

anwählen: Link zum Auftrag

ändern: Textmitteilung oben/unten

speichern

anwählen: Aktivieren

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Auftragsbestätigung

 

 

5.3 Rechnungsvorschlag

Pfad: Vertrieb || Transaktionen || Rechnungen manuell anlegen|| Rechnungen manuell anlegen

anhaken: gewünschtes Dokument

anwählen: +

 

 

Abbildung 1: Rechnung man. anlegen, linke Hälfte


 

 

Abbildung 2: Rechnung man. anlegen, linke Hälfte


 

Der Rechnungsvorschlag schlägt hier die Positionen aus dem 1. Intervall (30001-1-1) vor.

Unter bestellt sind die Mengen zu den Positionen zu sehen (2,4,1), die im Auftrag eingegeben wurden. In diesem Beispiel werden aber andere Mengen berechnet als im Auftrag bestellt (z.B. bei tatsächlichen Mengen).

In der Spalte zu ber(echnen) wurden als Beispiel die Mengen wie folgt geändert:

Die Dienstleitung Position 10 wurde 5 x erbracht (geplant 2 → Übermenge)

Die Dienstleitung Position 20 wurde 3 x erbracht (geplant 4) → Untermenge)

Die Dienstleitung Position 30 wurde 1 x erbracht (Einmal-Position wie geplant)

 

In Position 10 wird mehr berechnet als ursprünglich geplant → kein Problem.

In Position 20 wird weniger berechnet als ursprünglich geplant → es bleibt ein Rest!

Würde der Vorschlag so verarbeitet, wäre für das System aus Position 20 noch die Menge 1 offen. Da aber nichts offen bleiben und die tatsächliche Monatsmenge berechnet werden soll, muss in Position 20 der Haken Restschuld befreit gesetzt werden. Damit gilt diese Position als komplett berechnet.

 

Soll eine Position für einen Monat gar nicht berechnet werden, wird auch diese vorne markiert, die zu berechnende Menge auf 0 gesetzt und hinten der Haken Restschuld befreit gesetzt. Damit gilt diese Position als komplett berechnet.

 

anwählen: Verarbeiten

anwählen: Link zum Rechnungsdokument

5.4 Rechnung

 

ändern: Texte in Beschreibung

(kontrollieren: Leistungszeitraum)

speichern

anwählen: Aktivieren

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Rechnung

 

 

Tipp: Falls ein Dokument existiert, welches die Berechnungsgrundlage der Rechnung ist, könnte man an dem Datensatz der Rechnung dieses Dokument anhängen. So wären beide Dokumente am gleichen Ort zu finden. Dafür im Datensatz oben die Büroklammer anwählen und Dokument hinzufügen.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.5 Gutschrift

 

Als Beispiel erfolgt die Gutschrift auf Position 10, Menge 2,5

 

Pfad: Vertrieb || Rechnungen an Kunden|| Rechnungen

anwählen: ‘neuer Datensatz’

auswählen: Ziel-Belegart → Gutschrift (AR)

auswählen: Geschäftspartner (Empfänger Gutschrift)

anwählen: Button ‘Position erstellen aus anderem Dokument

 

auswählen (im Popup): Bestellung (Dokumentennummer Abo-Intervall)

!Im Vorschlag stehen hier nun nicht die Mengen aus dem Abo-Auftrag, sondern die tatsächlich berechneten Mengen !

 

anhaken: Position auf welche die Gutschrift erfolgen soll

anwählen: OK (Popup schließt)

eintragen (ggf.): Leistungszeitraum

wechseln: Unterreiter Positionen

anpassen: Menge Berechnet (2,5)

speichern

wechseln: Kopfmaske

anwählen: “Aktivieren

 

 

 

 

 

anwählen: drucken

anwählen: im Popup Ja (zum kontrollieren ‘Nein’)

ausdrucken/versenden: Gutschrift

 

 

 

Es gibt Rechnungsreporte (Ausdrucke) mit und ohne Leistungszeitraum. Soll der Leistungszeitraum verwendet werden, muss im jeweiligen Dokumententyp, der Report ‘Rpt_Standard_juwi.jrxml’ eingetragen werden. Diese Änderung sollte ggf. durch den ERP-Admin vorgenommen werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.6 Abo-Auftrag ändern

Pfad: Vertrieb || Aufträge || Aufträge

anwählen: Aktualisieren in gewünschtem Auftrag

Änderungen: Pos. 10 Menge auf 4 erhöht, Pos. 30 entfernt

eintragen: Abo ändern ab Datum (01.03.2014)

anwählen: Aktivieren

kontrollieren unter: Vertrieb || Aufträge || Aufträge >> Abo Intervalle (Tabellenansicht)

 

 

Bild oben:

Im roten Kasten links ist die Änderung der Intervallnummer zu sehen. Ab diesem Zeitpunkt erhöht sich, durch die Änderung in Pos. 10, der Betrag auf 860,-.

Oben rechts ist zu sehen, das der Betrag der Gutschrift in der Fakturierung berücksichtigt wurde.

 

 

Scroll to Top